7 PHƯƠNG PHÁP RÈN LUYỆN KỸ NĂNG LÀM CHỦ THỜI GIAN
“Thời gian là vàng”, chúng ta không ai có thể kéo dài hay níu giữ thời gian. Ai cũng đều có 24 giờ mỗi ngày nhưng không phải ai cũng có thể hoàn thành tốt công việc của mình. Vì vậy, chúng ta phải biết cách làm chủ thời gian để từng phút, từng giây trôi qua là không lãng phí.
Đây là quá trình đòi hỏi sự cố gắng và kiên trì để làm chủ được thời gian, hoàn thành mục tiêu đề ra. Ruby sẽ chia sẻ cho bạn 7 phương pháp rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả trong bài viết hôm nay.
Làm chủ thời gian là gì?
Làm chủ thời gian là kỹ năng rất cần thiết bởi vì những người thành công đều là những người biết cách quản lý thời gian. Làm chủ thời gian là việc biết cách sắp xếp, phân chia các công việc cần hoàn thành trong một khoảng thời gian nhất định. Lập kế hoạch chính là cách để chúng ta tối ưu hóa hiệu suất làm việc. Tùy thuộc vào mục đích mà bạn có thể lập kế hoạch theo ngày, theo tuần, theo tháng, theo năm,...
Vai trò của việc làm chủ thời gian là giúp năng suất và hiệu quả công việc của bạn được nâng cao, giảm bớt áp lực công việc giúp công việc hoàn thành nhanh chóng, tạo sự cân bằng cho cuộc sống.
Cần làm gì để quản lý được thời gian
- Phải phân biệt được từng cấp độ công việc quan trọng khác nhau.
- Thiết lập được mục tiêu để hoàn thành.
- Lập được kế hoạch hiệu quả.
- Tránh việc lập kế hoạch đa nhiệm, không nên thực hiện nhiều việc một lúc mà hãy chia nhỏ từng việc ra để hoàn thành nếu bạn không đủ năng lực chuyên môn.
- Giữ một tâm lý luôn thoải mái thì mới có thể làm tốt công việc.
- Trong quá trình thực hiện mục tiêu đề ra có thể sẽ gặp phải những yếu tố khiến bạn phân tâm. Đây có thể là việc cá nhân, nói chuyện với đồng nghiệp,... Bạn cần phải tránh xa hoặc giải quyết những nguyên nhân làm sao nhãng để không làm ảnh hưởng tới công việc.
Rèn luyện những kỹ năng sau để làm chủ thời gian hiệu quả
Lên kế hoạch
- Lên kế hoạch ngày: Việc này không làm mất quá nhiều thời gian nhưng sẽ đem lại năng suất và hiệu quả công việc không ngờ cho bạn. Bạn chỉ cần ghi ra những việc mình cần hoàn thành trong ngày rồi đánh dấu vào những việc bạn đã hoàn thành. Mỗi lần tích hoàn thành mục tiêu bạn sẽ cảm nhận được niềm vui và hạnh phúc. Bản kế hoạch được hoàn thành cũng cho thấy sự tiến bộ của bạn.
- Lên kế hoạch tuần: Sắp xếp theo thứ tự ưu tiên những công việc bạn cần hoàn thành trong tuần. Điều này giúp cho bạn tập trung và biết cách dành thời gian cho những việc thật sự quan trọng. Đánh giá mức độ hoàn thành công việc một cách logic, có trình tự cho từng công việc sẽ khiến bạn cảm nhận được vai trò của việc làm tự chủ thời gian.
- Cắt giảm công việc: To do list sinh ra là để hoàn thành nhưng bạn lại lập những 10, 20 công việc cần hoàn thành trong ngày. Thay vì tạo một to do list với một núi công việc nhìn mà toát mồ hôi, sao bạn không rà soát lại rồi cắt giảm thành 3 - 5 công việc quan trọng cần hoàn thành trong ngày. Nếu bạn cảm thấy tất cả đều cần xử lý gấp thì hãy sắp xếp theo thứ tự cần được ưu tiên: Việc nào cấp bách? Việc nào có thể hoãn sang ngày khác? Hãy tạo cho ngày mai có hội để hoàn thành tiếp công việc dang dở thay vì một ngày mai với một núi deadline không bao giờ kết thúc.
Đánh giá và sắp xếp đúng mức độ các nhiệm vụ
“Làm xong việc này chắc đến Tết”, “Không biết bao giờ mới xong đống việc này”,... Chúng ta thường phóng đại những công việc bình thường để tạo cho mình cái cớ biện minh cho việc mình chưa hoàn thành công việc. Đôi khi, thời gian dùng để phàn nàn còn nhiều hơn thời gian chúng ta làm việc.
Khi bạn cảm thấy mình đang phóng đại một việc nào đó, hãy dừng lại để đánh giá thật cẩn thận. Dựa trên kinh nghiệm làm việc của bản, bạn sẽ mất khoảng bao lâu để hoàn thành công việc này. Trung thực với chính mình sẽ làm bạn bớt nản chí và tạo động lực để cố gắng. Nếu bạn chưa thể đánh giá được hết thời gian và công sức để hoàn thành thì hãy bắt tay vào làm từng phần, giải quyết từng chút thay vì cứ ngồi làm quá vấn đề rồi khiến bản thân bị quá tải.
Tạo cho mình tính kỷ luật
Khi chúng ta hẹn gặp một người bạn của mình, “Lần tới gặp nhau nhé” sẽ khó để thực hiện hơn so với việc hẹn gặp ngày giờ cụ thể. Trí óc của con người luôn hướng đến những điều cụ thể.
Vì vậy, mỗi khi bạn thấy có việc cần phải làm ngay nhưng bạn lại có khuynh hướng trì hoãn đến phút cuối thì hãy lên sẵn một cuộc hẹn với thời gian chính xác cho chính công việc này. Trước khi làm việc khác, bạn phải chắc chắn đã hoàn thành được việc này. Hãy quyết định cho mình một mốc thời gian cụ thể để hoàn thành công việc. Việc này rất đơn giản nhưng sẽ đem lại cho bạn rất nhiều lợi ích: rèn luyện tính kỷ luật, biết các thiết lập mục tiêu, chiến thắng sự trì hoãn, biết cách làm chủ thời gian làm chủ cuộc sống. Thói quen làm việc chăm chỉ, có kế hoạch chính là dấu hiệu của người thành đạt.
Nói không với những thứ không quan trọng
Học cách từ chối, nói không cũng là một kỹ năng bạn cần phải học. Hãy nói “không” với những việc không phải là ưu tiên hàng đầu của bạn. Bạn chỉ có 24 giờ một ngày để làm những việc cần phải làm, nếu bạn không biết cách từ chối những việc không quan trọng sẽ khiến bạn ngập đầu trong công việc nhưng không hề đem lại hiệu quả. Thay vì như vậy, hãy tập trung vào những việc quan trọng, mục tiêu của đời bạn.
Thời gian làm việc hiệu quả nhất của bạn
“Đồng hồ sinh học” của mỗi người là khác nhau. Có thể với bạn, thời gian này là thời điểm bạn làm việc hiệu quả nhất nhưng với người khác lại là thời gian họ làm việc kém hiệu quả nhất. Một số người làm việc năng suất vào buổi sáng nhưng cũng có người năng suất làm việc cao nhất vào buổi tối. Vì vậy, bạn cần biết được giờ sinh học của chính mình - lúc nào bạn làm làm việc hiệu quả nhất. Hãy lên lịch cho những việc quan trọng nhất và khoảng thời gian này. Đây là một cách làm chủ thời gian tối ưu nhất.
Phân bổ và trao quyền cho người khác
Đừng mải mê, cật lực để làm việc trong khi bạn hoàn toàn có thể phân công, trao quyền để người khác giải quyết một phần công việc của bạn. Khi bạn biết cách phân bổ công việc cho người khác, bạn có thêm thời gian để gỡ rối những vấn đề đang tồn đọng. Gánh nặng của bạn sẽ được loại bỏ khi bạn biết chọn đúng người đúng việc.
Làm từng chút một
Một cách để bạn có thể hoàn thành công việc quan trọng là làm từng chút một. Thay vì chờ đến lúc bạn có hứng hoặc khi rảnh rỗi mới làm thì hãy dành ra một ít thời gian đặc biệt trong lịch làm việc hàng ngày để hoàn thành nó. Điều mấu chốt là khoảng thời gian đặc biệt này phải xảy ra đều đặn, liên tục. Ví dụ: Bạn muốn nhớ nhiều từ vựng Tiếng Anh, hãy dành ra 10 phút một ngày để học từ mới. Hãy để điều này trở thành thói quen hàng ngày của bạn.
Phương pháp này cũng giống như xây một căn nhà, từng viên gạch nhỏ bé trải qua từng ngày từng ngày để xây nên một ngôi nhà lớn. Hãy tận dụng thời gian ít ỏi để làm công việc ý nghĩa.
Bên cạnh đó, bạn cũng có thể áp dụng phương pháp làm chủ thời gian 40 - 30 -20 - 10 với 40% thời gian làm những việc quan trọng nhất, 30% thời gian làm những việc quan quan trọng thứ 2, 20% cho những việc quan trọng thứ 3 và 10% để kết hợp tất cả mọi thứ.
Kết luận
Khi bạn có khả năng làm chủ thời gian, bạn sẽ nhận thức được rằng thời gian là cuộc sống của bạn và phải biết tận dụng nó một cách thật có ý nghĩa. Sự thành công tùy thuộc vào cách bạn quản lý thời gian của mình như thế nào. Hy vọng qua bài viết, bạn sẽ biết cách để làm chủ thời gian làm chủ cuộc sống của chính mình. Đừng bỏ lỡ bất kỳ cơ hội nào giúp bạn thay đổi bản thân, trở thành phiên bản tốt nhất của chính mình.
Love,
Ruby & Team RNI
******************
Tham gia nhóm Facebook "Đánh thức viên ngọc trong bạn" - để đón nhận rất nhiều livestream & bài học giá trị miễn phí mỗi ngày.
** Fanpage: Đánh thức viên ngọc trong bạn
***KẾT NỐI VỚI RUBY***
